المسمى الوظيفي:

مدير/ة الشؤون الإدارية والمالية.

المسئول المباشر:

المدير/ة التنفيذي/ة.

المرؤوسين المباشرين:

المحاسب/ة، منسق/ة الموارد البشرية والخدمات الادارية، منسق/ة ادارة المعلومات والمطبوعات، مساعد/ة اداري/ة لشوؤن المالية والمشتريات، موظفة الاستقبال، موظفة الخدمات.

طبيعة العقد

سنوي قابل للتجديد

الراتب الشهري

استنادا إلى سلم الرواتب

الأهداف الوظيفية:

تطبيق السياسات والأنظمة والإجراءات المالية والإدارية المعتمدة في أمان وضمان التزام جميع الموظفين بها.

ضمان التزام أمان بمبادئ النزاهة والشفافية والحكم الرشيد وأفضل الممارسات الدولية في عملياته الإدارية والمالية، بما في ذلك تطوير السياسات والأنظمة والإجراءات لتحقيق ذلك.

ضمان التزام أمان وشركائه بشروط الاتفاقيات التمويلية.

ضمان جودة التقارير المالية والبيانات المدققة.

ضمان التطوير الأدائي والوظيفي لموظفي أمان بما يحقق نهج الإدارة بالنتائج المعتمد في المؤسسة.

المهام والمسؤوليات:

تنفيذ، والإشراف على تنفيذ الإجراءات المالية والمحاسبية لجميع أعمال ومشاريع أمان.

إعداد الموازنات السنوية التقديرية على مستوى البرامج والمشاريع المقدمة للتمويل.

متابعة إدارة العمليات المحاسبية والالتزامات المالية (بما فيها المشتريات واستدراج العروض والعطاءات) وعمليات الصرف الفعلي والـتأكد من أن هذه العمليات تتم وفقاً للأنظمة والإجراءات والموازنات المقرة، وإعداد التقارير اللازمة لهذا الأمر ورفعها للمدير التنفيذي وذوي العلاقة من مدراء الوحدات والمشاريع في المؤسسة، بما في ذلك وضع التوصيات والعمل على تصويب آليات وأوجه الصرف إن وجدت.

إعداد الخطط والتقارير الدورية للدائرة بما يتلاءم مع منهجية وإطار التخطيط والتقارير المعتمدة في أمان.

المساهمة في وضع الخطط والسياسات العامة المرتبطة بالإدارة المالية والإدارية (التنظيمية).

مراجعة السياسات والأنظمة والإجراءات الإدارية والمالية بشكل دوري والمساهمة في تقديم المقترحات إلى مجلس الإدارة من خلال المديرة التنفيذية بما ينسجم مع نهج الإدارة بالنتائج ومبادئ الشفافية والنزاهة والحكم الرشيد.

تعريف جميع المسؤولين والمنفذين للسياسات والأنظمة والإجراءات المالية والإدارية بكل ما يتم اعتماده من تلك السياسات والأنظمة والإجراءات المعتمدة وتوجيههم لضمان الالتزام بها، بما يشمل تدريب الكادر على هذه الأنظمة والإجراءات.

مراجعة التقارير المالية للمشاريع الممولة والتي يعدها المحاسبة والمشتريات للتأكد من صحتها وملاءمتها لمتطلبات الجهات المقدمة لها حسب الاتفاقيات المبرمة ونماذج التقارير المستخدمة في المؤسسات، وذلك بالتعاون والتنسيق مع مدراء الدوائر ذات العلاقة.

رفع التقارير المالية والإدارية للمدير/ة التنفيذي/ة لأمان ومناقشتها معه/ا.

مراجعة جميع العقود والاتفاقيات قبل توقيعها من المفوضين بالتوقيع عليها وذلك لضمان توافقها مع السياسات والأنظمة والإجراءات المالية والإدارية المعتمدة في أمان، بما في ذلك تضمنها وترجمتها لمبادئ الشفافية والنزاهة والحكم الرشيد.

الإشراف على ومتابعة وتوجيه عمليات وإجراءات التوظيف والتعاقد وإنهاء الخدمات بما يضمن إتمامها وفقاً للأنظمة والسياسات المعمول بها في أمان.

الإشراف على ومتابعة قضايا إدارة المصادر البشرية في أمان، بما في ذلك مراجعة وإقرار النماذج والتقارير والوصوفات الوظيفية وتقارير المستحقات المالية للموظفين وقائمة الرواتب الشهرية ودراسات احتياجات بناء القدرات الوظيفية والتي تعد من قبل المسؤولين في دائرة الشؤون الإدارية والمالية بالتنسيق مع دائرة التخطيط والرقابة والتطوير في هذا الإطار.

الإشراف على والتأكد من قيام دائرة الشؤون الإدارية والمالية ككل والعاملين في إطارها بتوثيق وحفظ وأرشفة جميع الوثائق الخاصة بإدارة العمليات الإدارية والمالية وشؤون الموظفين في أمان.

المصادقة على الالتزامات المالية واستدراج العروض والعطاءات وإصدارها بعد مراجعتها والتأكد من صحتها والمصادقة عليها.

المشاركة المباشرة في تحضير وتنفيذ عملية تقييم الموظفين وضمان إتمام هذه العملية وفقاً للجداول الزمنية والإجراءات والمعايير المحددة لها.

ضمان توفر مكان مناسب للعمل وتوفير جميع احتياجات الموظفين من الأجهزة والمعدات اللازمة لهم للقيام بعملهم، والإشراف على عمليات الصيانة الدورية للتجهيزات المكتبية ونظم المعلومات بما يضمن سير العمل وتوفير متطلبات السلامة والصحة العامة.

الاشراف على اعمال الجمعية العمومية ومجلس الادارة ومكتب المدير التنفيذي

الاشراف على أرشيف المؤسسة وعملية تخزين وحفظ المعلومات.

المؤهلات المطلوبة:

خبرة عملية في مواقع إدارية عليا في مجالات إدارة المصادر المالية والموارد البشرية والإدارية لا تقل عن10 سنوات ويفضل أن يكون قد عمل في مواقع مالية وادرية متقدمة في المنظمات الأهلية المحلية والدولية.

خبرة في التعامل مع برامج المحاسبة المختلفة لا تقل عن 5 سنوات.

القدرة على التحليل المالي واتخاذ القرارات.

خبرة في التعامل مع القوانين المنظمة لعمل المنظمات الأهلية.

خبرة موثقة في إدارة المشتريات بما في ذلك العطاءات.

خبرة في إعداد عقود العمل وإدارة شؤون الموظفين بما في ذلك تخطيط وإدارة برامج تنمية القدرات.

خبرة موثقة في إعداد موازنات المشاريع والتخطيط المالي للنشاطات.

شهادة البكالوريوس كحد أدنى في مجال العلوم المالية أو المحاسبة ويفضل الماجستير.

خبرة موثقة في كتابة التقارير المالية والإدارية باللغتين العربية والإنجليزية.

قدرات عالية ومميزة في مهارات الكتابة والمحادثة باللغتين الإنجليزية والعربية.